Nomina a Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR

La presente Nomina disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Alpha Future Group S.r.l. per conto del Cliente nell'ambito dell'utilizzo online della Piattaforma Uman Value. La Nomina integra i Termini di utilizzo della Piattaforma Uman Value ed è accettata dal Cliente in fase di acquisto, registrazione o attivazione dell'account.

1. Parti e ruoli

Il Cliente che acquista o utilizza la Piattaforma Uman Value agisce quale titolare del trattamento dei dati personali trattati tramite la Piattaforma per il proprio processo interno di gestione e valutazione delle candidature.

Alpha Future Group S.r.l., con sede legale in Milano, Via Bagutta 13, C.F. e P. IVA 04101961201, agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679, limitatamente ai trattamenti svolti per conto del Cliente tramite la Piattaforma.

2. Oggetto e durata

La Nomina ha ad oggetto i trattamenti necessari per consentire al Cliente l'utilizzo della Piattaforma Uman Value, inclusi raccolta, organizzazione, analisi, conservazione tecnica, consultazione e gestione dei dati inseriti o generati tramite la Piattaforma.

La Nomina resta efficace per tutta la durata del rapporto tra AFG e il Cliente relativo all'utilizzo della Piattaforma, salvo gli obblighi che per loro natura devono permanere anche dopo la cessazione del rapporto.

3. Tipologie di dati e interessati

Il trattamento può riguardare dati identificativi, dati di contatto, CV, esperienze professionali, informazioni relative al percorso formativo e lavorativo, risposte ai questionari, dati relativi al ruolo ricercato, output, punteggi, livelli, percentuali di compatibilità, ranking, priorità, indicatori e altri elementi generati tramite la Piattaforma.

Gli interessati sono i candidati coinvolti nei processi HR del Cliente e, ove applicabile, gli utenti autorizzati dal Cliente ad accedere alla Piattaforma.

Il Cliente si impegna a non inserire nella Piattaforma dati particolari ai sensi dell'art. 9 GDPR o dati comunque non pertinenti, non necessari o sproporzionati rispetto al ruolo e alla finalità di valutazione professionale, salvo che ciò sia consentito dalla normativa applicabile e disciplinato da specifiche istruzioni documentate.

4. Istruzioni del Cliente

AFG tratta i dati personali soltanto sulla base dei Termini di utilizzo, della presente Nomina, delle istruzioni documentate del Cliente e delle configurazioni o attività richieste tramite la Piattaforma.

Il Cliente è responsabile della liceità del trattamento, della base giuridica, delle informative privacy ai candidati, delle informazioni sull'utilizzo della Piattaforma e di strumenti algoritmici/AI nel processo di valutazione, della gestione dei diritti degli interessati, dei tempi di conservazione e delle decisioni relative al processo HR.

AFG non utilizza i dati dei candidati per finalità proprie e non procede alla creazione di banche dati autonome di candidati, matching, profilazione o riutilizzo dei dati per altri clienti, restando inteso che le elaborazioni, gli output, i punteggi e gli indicatori generati tramite la Piattaforma sono effettuati esclusivamente per conto del Cliente e nell'ambito del singolo processo HR da questi gestito.

5. Obblighi di AFG

AFG si impegna a:

• trattare i dati personali esclusivamente per conto del Cliente e nei limiti delle istruzioni documentate ricevute;
• assicurare che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza;
• adottare misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tenendo conto della natura del servizio e dei dati trattati;
• assistere il Cliente, nei limiti ragionevoli e tenuto conto delle informazioni disponibili, nella gestione delle richieste degli interessati e degli obblighi privacy applicabili;
• informare il Cliente qualora ritenga che un'istruzione ricevuta violi la normativa applicabile;
• mettere a disposizione del Cliente le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto della presente Nomina;
• gestire eventuali violazioni dei dati personali secondo quanto previsto dalla normativa applicabile e informare il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuta a conoscenza, quando la violazione riguardi dati trattati per conto del Cliente;
• conservare, nei limiti tecnici della Piattaforma, i log e le evidenze tecniche disponibili relativi alle operazioni svolte, secondo le policy di conservazione applicabili e le istruzioni del Cliente.

6. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza AFG ad avvalersi di fornitori tecnici, hosting provider, consulenti e altri soggetti necessari alla gestione, manutenzione, sicurezza, assistenza ed evoluzione della Piattaforma, purché tali soggetti siano vincolati da obblighi compatibili con la presente Nomina.

L'elenco dei sub-responsabili è reso disponibile da AFG mediante pagina o documento dedicato. Eventuali aggiornamenti saranno comunicati o resi disponibili con modalità idonee.

7. Sicurezza

AFG adotta misure tecniche e organizzative adeguate, proporzionate alla natura del servizio, tra cui, ove applicabili: controllo degli accessi, gestione delle credenziali, autorizzazioni interne, log tecnici, misure di protezione dell'infrastruttura, backup, procedure di gestione degli incidenti e misure di riservatezza.

Le misure specifiche potranno essere aggiornate in funzione dell'evoluzione tecnica della Piattaforma, della natura dei dati trattati e dei rischi connessi al trattamento.

8. Trasferimenti fuori dallo SEE

AFG tratta i dati mediante infrastrutture e fornitori selezionati per l'erogazione della Piattaforma. Qualora siano utilizzati fornitori situati fuori dallo Spazio Economico Europeo, AFG adotterà le garanzie previste dalla normativa applicabile, incluse, ove necessario, le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea.

9. Cessazione del rapporto

Alla cessazione del rapporto, AFG cancellerà o restituirà i dati personali trattati per conto del Cliente secondo le istruzioni del Cliente e nei limiti tecnici della Piattaforma, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge o esigenze difensive documentabili.

In mancanza di istruzioni specifiche del Cliente, AFG potrà procedere secondo le policy di conservazione e cancellazione applicabili alla Piattaforma, come rese disponibili o comunicate al Cliente.

10. Scheda sintetica del trattamento